TL;DR
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Su ATS puede rastrear a cada candidato, pero no puede evitar que su equipo pierda horas en llamadas y administración.
En la mayoría de las organizaciones, la contratación sigue siendo lenta. Datos recientes de los puntos de referencia de SHRM muestran que el tiempo medio para contratar es ahora de alrededor de 44 días, lo que significa que muchos puestos permanecen vacantes durante más de 6 semanas antes de que se confirme un candidato.
Al mismo tiempo, los reclutadores están dedicando más tiempo a introducir datos que a hablar con la gente. Una investigación de Totaljobs reveló que los reclutadores dedican aproximadamente 17,7 horas de administración por vacante, más de dos días laborables de tareas manuales por cada contratación.
Este retraso también afecta a los candidatos. Su ATS contiene los datos, pero no reduce la carga de trabajo.
Sus reclutadores están ocupados, pero no siempre en el trabajo que hace avanzar la contratación. Sus candidatos están esperando, y algunos de los mejores abandonan el proceso.
La IA de voz es una respuesta obvia. Puede gestionar las llamadas de selección de primer nivel, confirmar la disponibilidad y enviar actualizaciones estructuradas a su ATS. Pero si conecta un software de contratación de IA de voz a su pila sin un plan, corre el riesgo de duplicar registros, romper etapas y frustrar a un equipo que deja de confiar en el sistema.
Este blog está dirigido a los líderes de adquisición de talento, los equipos de RR. HH. y los gestores de operaciones de contratación que necesitan una forma práctica de integrar la IA de voz en los flujos de trabajo de ATS existentes sin arriesgar la calidad de los datos ni la experiencia del candidato.
Comprender su pila de contratación actual antes de añadir la IA de voz
Antes de conectar cualquier software de contratación de IA de voz, necesita una imagen clara de cómo funciona realmente su proceso de contratación hoy en día. Esto le ayuda a ver dónde puede ayudar realmente la IA de voz y dónde sólo creará ruido.
1. Mapee su flujo de trabajo de contratación existente
Empiece con lo que ya hace, no con la herramienta que quiere comprar. Recorra su proceso de principio a fin:
- ¿De dónde vienen los candidatos ahora mismo?: Bolsas de trabajo, referencias, sitio de empleo, agencias, LinkedIn, movilidad interna
- ¿Qué ocurre después de que se presentan?: Quién revisa las solicitudes, con qué frecuencia, utilizando qué criterios
- Cómo funciona la selección hoy en día: Quién hace la primera llamada, qué preguntas hace y cómo registra los resultados
- Cómo se programan y confirman las entrevistas: Quién envía las invitaciones, quién hace el seguimiento y cómo se gestionan las reprogramaciones
- Cómo se comunican las ofertas y los rechazos: Correo electrónico, teléfono, actualizaciones del portal y quién es el propietario de cada paso
A continuación, marque los puntos de contacto en los que los humanos actualmente llaman o envían correos electrónicos, como el primer contacto después de la solicitud, las llamadas de selección, la confirmación y los recordatorios de las entrevistas, los seguimientos después de no haber recibido respuesta y las actualizaciones de estado cuando un puesto está en espera, cerrado o retrasado. Estos son los puntos en los que la IA de voz podría intervenir, por lo que es conveniente que estén claramente definidos.
2. Identifique todos los sistemas implicados
A continuación, haga una lista de todos los sistemas que intervienen en su proceso de contratación. Aquí es donde los detalles de la integración importarán. Como mínimo, probablemente tenga:
| Tipo de sistema | Ejemplos | Función principal en la contratación |
| ATS | Greenhouse, Lever,Bullhorn, | Almacena las solicitudes, rastrea las etapas, gestiona los pipelines y el flujo de trabajo de contratación |
| HRIS | Workday HCM, SAP SuccessFactors, BambooHR | Mantiene los registros de los empleados y apoya la movilidad interna |
| CRM | HubSpot, Salesforce | Gestiona los grupos de talento, las agencias y el fomento de candidatos a largo plazo |
| Herramientas de programación | Outlook, Calendly | Gestiona las invitaciones a entrevistas, la reprogramación y la coordinación del calendario |
| Plataformas de evaluación | HackerRank, Codility, SHL, Criteria, | Ofrece pruebas técnicas, estudios de casos y evaluaciones psicométricas |
Para cada sistema, tenga en cuenta:
- ¿Qué datos posee?
- ¿Quién lo utiliza a diario?
- ¿Cómo se sincroniza actualmente con su ATS, si es que lo hace?
La IA de voz debe encajar en este panorama sin crear un segundo sistema de registro oculto.
3. Considere las comprobaciones importantes antes de la integración de la IA de voz
Una vez que vea claramente su proceso y sus herramientas, compruebe si la IA de voz tiene sentido en este momento. Pregúntese:
- ¿Dónde están los mayores sumideros de tiempo? Por ejemplo, llamadas de selección repetidas que nunca conectan, o la búsqueda manual de disponibilidad
- ¿Qué pasos son más repetitivos y basados en reglas? Preguntas de selección estándar, comprobaciones básicas de elegibilidad, recordatorios sencillos
- ¿Qué datos deben permanecer siempre en su ATS como fuente de verdad? Datos de contacto del candidato, etapa, notas, consentimientos, resultados de la entrevista
Si puede responder a estas preguntas con claridad, está preparado para diseñar una integración de IA de voz que apoye a sus reclutadores en lugar de trabajar en contra de su ATS.
Casos de uso de alto impacto para la IA de voz en los flujos de trabajo de contratación
No necesita la IA de voz en todas partes. La necesita para ahorrar claramente tiempo al reclutador y mejorar las tasas de respuesta sin crear confusión para los candidatos o su equipo. Aquí está la lista de casos de uso de alto valor para la eficiencia de la contratación con la IA de voz:
1. Llamadas de selección de primer nivel
Si sus reclutadores están haciendo las mismas 6-8 preguntas de selección todo el día, este es un fuerte candidato para la automatización. Puede configurar la IA de voz para que gestione esas llamadas de selección de primer nivel utilizando un guion claro y coherente. Puede confirmar aspectos básicos como la ubicación, la autorización de trabajo, el período de preaviso, las preferencias de turno y las habilidades lingüísticas.
Los resultados pueden entonces ser escritos de nuevo en su ATS para que su equipo pueda ver con quién vale la pena seguir adelante. Aquí es donde se empieza a ver la verdadera eficiencia de la contratación con la IA de voz, porque los reclutadores pueden dedicar más tiempo a los candidatos cualificados en lugar de a las llamadas sin respuesta y a las conversaciones repetitivas.
2. Recopilación de información básica del candidato y consentimiento
A menudo se necesitan entradas sencillas y objetivas antes de continuar: una dirección de correo electrónico actualizada, un número de teléfono preferido, el consentimiento para ser contactado, la aceptación de las políticas de datos o el permiso para compartir perfiles con clientes o responsables de contratación.
La IA de voz puede gestionar estas conversaciones cortas y estructuradas y almacenar las respuestas como campos o notas en su ATS. Esto es especialmente útil cuando se trabaja en regiones con diferentes requisitos de consentimiento. Se reduce la administración manual sin dejar de estar alineado con las normas internas de cumplimiento.
3. Confirmación de la disponibilidad y reserva de entrevistas
La programación es uno de los mayores derroches de tiempo para la mayoría de los equipos de contratación. La IA de voz puede llamar a los candidatos para confirmar su disponibilidad, ofrecer un conjunto de franjas horarias y, a continuación, activar invitaciones de calendario o flujos de trabajo de programación.
Usted controla qué funciones, ventanas de tiempo y tipos de entrevista son elegibles para esto. Esto reduce el intercambio de correos electrónicos y llamadas telefónicas, manteniendo al mismo tiempo los detalles de la entrevista y las actualizaciones de estado en su ATS.
4. Difusión de actualizaciones urgentes
Cuando necesite informar rápidamente a muchos candidatos sobre algo sencillo, la IA de voz puede ayudar.
Los ejemplos incluyen notificar a los candidatos que un puesto está en espera, que un proceso se ha retrasado o que un puesto se ha cubierto.
En lugar de que su equipo llame o envíe correos electrónicos manualmente a todo el mundo, puede utilizar la IA de voz para ofrecer una actualización corta y clara y registrar el intento y su resultado. Esto mantiene su comunicación oportuna sin ejercer presión adicional sobre sus reclutadores.
Criterios para seleccionar los casos de uso de la IA de voz adecuados
Antes de activar nada, necesita una forma clara de decidir qué casos de uso de la IA de voz merece la pena hacer primero y cuáles es mejor dejar a sus reclutadores.
1. Volumen de llamadas
Empiece por donde el volumen es más alto y el patrón es claro. Observe las funciones o etapas en las que su equipo realiza muchas llamadas similares cada semana, como las funciones de gran volumen, la admisión recurrente o los grupos de talento continuos. Cuanto mayor sea el volumen, más notable será el impacto cuando automatice una parte de ese trabajo.
2. Estandarización de las preguntas
La IA de voz funciona mejor cuando las preguntas y las respuestas esperadas son predecibles. Si un paso utiliza un guion fijo con tipos de respuesta claros (sí/no, opción múltiple, datos básicos), es un fuerte candidato para la IA de voz. Si los reclutadores se desvían constantemente del guion o inventan nuevas preguntas sobre la marcha, ese paso es menos adecuado al principio.
3. Impacto medible en el tiempo ahorrado por el reclutador
Debería poder señalar horas específicas ahorradas o pasos eliminados. Antes de la implementación, calcule cuántas llamadas por semana gestionará la IA de voz, cuánto tiempo suele durar cada llamada y lo que eso significa en horas ahorradas por el reclutador.
Después de la implementación, compare los números reales. Si no puede medir el impacto, será difícil justificar la ampliación del caso de uso o la inversión en una integración más eficiente de la IA de voz en los sistemas de contratación.
¿Cómo integrar la IA de voz en los sistemas de contratación de forma eficiente?
Usted quiere que la IA de voz apoye a sus reclutadores, no que cree trabajo extra o que rompa su ATS. Este plan le ayuda a avanzar en pasos claros y controlados para que siempre sepa lo que está sucediendo y por qué.
Paso 1: Defina objetivos y métricas claros
Antes de configurar cualquier flujo de trabajo, decida qué aspecto tiene el éxito para usted.
Debería reducir el tiempo de selección en un porcentaje específico, aumentar el número de candidatos contactados por reclutador por semana y mejorar la tasa de respuesta de las llamadas de selección de primer nivel.
Convierta esto en métricas medibles. Por ejemplo, haga un seguimiento de:
- Las tasas de finalización de llamadas antes y después de la IA de voz.
- ¿Cuántas entrevistas programadas provienen directamente de llamadas gestionadas por la IA?
- ¿Cuántas horas de reclutador se ahorran por semana en función del volumen de llamadas y la duración media de las llamadas?
Cuando haga esto por adelantado, podrá demostrar más tarde si su software de contratación de IA de voz realmente mejora la eficiencia o simplemente añade otra herramienta para gestionar.
Paso 2: Empiece con un caso de uso estrecho y controlado
No es necesario automatizar todo el primer día. Empiece poco a poco y de forma centrada. Elija un segmento de candidatos claro, por ejemplo, puestos de nivel inicial de gran volumen en los que la mayoría de las conversaciones son similares. Esto le ayuda a controlar el riesgo y a aprender rápidamente.
Limite el flujo de trabajo a una sola tarea, como una llamada de selección inicial más la recopilación de disponibilidad para una primera entrevista. Defina una regla de reserva sencilla para no dejar nunca a los candidatos atascados.
Por ejemplo, si la IA no puede completar la llamada o se atasca después de un número determinado de intentos, asigne automáticamente ese candidato de nuevo a un reclutador.
Esto mantiene su proceso seguro mientras aprende a integrar la IA de voz en los sistemas de contratación de forma eficiente en su entorno específico.
Paso 3: Diseñe el guion de conversación en torno a sus campos ATS
Su guion debe servir a su ATS, no estar fuera de él. Empiece por hacer una lista de los campos que quiere que se actualicen en el ATS durante o después de la llamada de la IA, como:
- Indicadores de elegibilidad, por ejemplo, sí o no en los requisitos básicos
- Nivel de interés, por ejemplo, sigue interesado, ya no está interesado.
- Ajuste de la ubicación, período de preaviso, preferencia de turno y rango salarial
A continuación, diseñe sus preguntas para que cada respuesta se corresponda claramente con un campo o menú desplegable. Utilice preguntas de sí o no siempre que sea posible para que pueda asignar indicadores claros. Utilice opciones de opción múltiple cuando pueda asignar cada opción a un valor predefinido en su ATS.
Defina los resultados y las etiquetas que quiere que se apliquen al final de la llamada, por ejemplo, cualificado, pasar a la Entrevista 1, notificar al reclutador, no está interesado, actualizar la disposición y marcar como no contactar
Evite depender de respuestas largas de texto libre que alguien tenga que leer más tarde. Las respuestas estructuradas son más fáciles de informar y automatizar, y reducen el riesgo de confusión cuando los datos fluyen entre su ATS y su software de contratación de IA de voz.
Paso 4: Configure y pruebe la integración en un entorno de prueba
No empiece en su ATS en vivo si puede evitarlo. Configure un entorno de prueba o utilice funciones de prueba y perfiles de candidatos ficticios. El objetivo es ver cómo se mueven realmente los datos, no sólo cómo se veía la demostración.
Pruebe ambas direcciones del flujo de datos. Desde el ATS a la IA de voz, verifique que los detalles del candidato, la información del trabajo y las etapas se extraen correctamente, y que nadie que deba ser excluido recibe llamadas.
Desde la IA de voz de vuelta al ATS, compruebe que los estados, las notas, las etiquetas y las marcas de tiempo aterrizan en el lugar correcto y en el formato correcto.
Ejecute los casos límite que a menudo rompen los flujos de trabajo reales, tales como:
- Números de teléfono que faltan o no son válidos
- El candidato cuelga a mitad de la llamada.
- El candidato da respuestas inesperadas o poco claras
Usted quiere encontrar estos problemas en las pruebas, no cuando sus candidatos reales están involucrados.
Paso 5: Despliegue por fases y supervise de cerca
Una vez que las pruebas parecen sólidas, despliegue por etapas en lugar de encender todo a la vez. Haga que sus reclutadores actúen como candidatos y ejecuten todo el flujo. Pídales que se centren en la claridad, el tono y la precisión de los datos. Esto proporciona una retroalimentación rápida de las personas que ya entienden su proceso y ATS.
Elija una función, un equipo o una región con suficiente volumen para aprender, pero lo suficientemente pequeña como para contener cualquier problema. Supervise cuántas llamadas de IA se completan con éxito, con qué frecuencia se activan las reservas y si los registros de ATS se mantienen limpios y utilizables.
Amplíe solo cuando las métricas y las tasas de error parezcan aceptables. A continuación, puede añadir más funciones o niveles de antigüedad, ampliar desde la selección hasta simples recordatorios o actualizaciones, y perfeccionar los guiones basándose en el rendimiento real y los comentarios de los reclutadores.
Lista de comprobación práctica de la integración para equipos de contratación basados en ATS
Lo que quiere es que su IA de voz funcione con su ATS, no en su contra. Utilice esta lista de comprobación para mantener la integración limpia, segura y medible en cada fase.
1. Antes de la implementación
- Confirme las capacidades y los límites de la API de ATS: Documente los puntos de conexión disponibles, los límites de lectura/escritura y los límites de velocidad para que los flujos de trabajo de su IA de voz no sobrecarguen ni fallen silenciosamente.
- Identifique los objetos y las acciones admitidos: Enumere qué objetos de ATS (candidatos, puestos de trabajo, solicitudes, notas, etiquetas, fases) expone la API y qué puede crear, leer, actualizar o buscar en cada uno de ellos.
- Defina las métricas de éxito para la eficiencia de la contratación: Decida por adelantado cómo medirá el impacto (tiempo de selección, intentos de primer contacto, tasa de finalización de llamadas, entrevistas a partir de llamadas de IA) y establezca valores de referencia para la comparación.
2. Durante la integración
- Pruebas en entorno de pruebas con flujos de trabajo de ATS reales: Ejecute la integración en un entorno de pruebas que refleje las funciones, las fases y los perfiles de los candidatos en directo para ver cómo se comporta la IA de voz en escenarios del mundo real antes de la puesta en marcha.
- Gestión de errores y lógica de reversión: Defina reglas claras para los reintentos, los fallos, las alertas y las rutas de reversión sencillas para que las actualizaciones incorrectas o las llamadas a la API fallidas puedan detectarse y revertirse.
- Capas de revisión y aprobación del reclutador: Añada pasos de revisión en los que los reclutadores aprueben las notas, las disposiciones y los cambios de fase generados por la IA antes de que se confirmen, y luego relaje gradualmente las comprobaciones para los flujos de trabajo estables y de gran volumen.
3. Después de la implementación
- Supervise la creación de registros duplicados: Realice un seguimiento de los nuevos registros creados por la IA de voz, utilice reglas de coincidencia (correo electrónico, teléfono, ID únicos) y revíselos periódicamente para evitar perfiles de candidatos fragmentados.
- Audite los registros de ATS frente a las acciones de la IA de voz: Compare las acciones notificadas por la IA con los registros, los historiales y las fuentes de actividad de ATS para detectar fases incorrectas, notas que faltan o actualizaciones aplicadas a los perfiles equivocados.
- Revisiones periódicas de cumplimiento y precisión de los datos: Ejecute comprobaciones programadas del consentimiento, las preferencias de contacto, las normas específicas de la región y los registros gestionados por la IA muestreados para mantener el cumplimiento legal y los datos de contratación fiables a escala.
Prácticas recomendadas para proteger la integridad de los datos de ATS durante la integración de la IA de voz
Usted confía en su ATS como su fuente de verdad. Su IA de voz nunca debería poner eso en riesgo.
1. Establecimiento de límites de acceso y permisos
Empiece por limitar lo que la IA de voz puede tocar. Conceda acceso de solo lectura a los objetos que solo necesiten hacer referencia a los datos, como los puestos de trabajo o los responsables de contratación.
Utilice la lectura-escritura solo cuando las actualizaciones sean esenciales, como las notas o las fases de los candidatos. Restrinja los flujos de trabajo que la IA puede activar para que no inicie accidentalmente correos electrónicos masivos, mueva candidatos a través de las canalizaciones o edite campos confidenciales.
2. Medidas de seguridad para las actualizaciones
Defina exactamente qué movimientos de fase están permitidos. Por ejemplo, permita que la IA mueva a los candidatos de «Solicitado» a «Seleccionado» o «No apto», pero bloquee el acceso a las fases de oferta o contratación.
Impida que la IA cierre puestos, cambie los detalles de la solicitud o elimine registros por completo. Esto mantiene las acciones decisivas en manos humanas y reduce la posibilidad de que la lógica mal configurada dañe los datos.
3. Control de versiones y pistas de auditoría
Asegúrese de que cada cambio impulsado por la IA se registre con quién o qué lo hizo, cuándo ocurrió y qué cambió. Utilice etiquetas, tipos de actividad o una convención de nomenclatura clara para filtrar las actualizaciones de la IA en el ATS.
Esto facilita la revisión de una muestra de registros, la detección de patrones y la reversión o el ajuste de la lógica si algo no funciona como se espera.
Errores comunes de integración y cómo evitarlos
Cuando incorpora la IA de voz a su pila, algunos errores predecibles pueden deshacer los beneficios. Estar al tanto de ellos mantiene su despliegue más seguro.
1. Automatización excesiva demasiado pronto
Si intenta gestionar conversaciones complejas y de alto riesgo el primer día, aumenta el riesgo de que los candidatos tengan malas experiencias y de que los datos sean confusos.
Empiece con llamadas sencillas y repetitivas en las que el guion esté claro. Demuestre el valor allí primero, luego expanda lentamente a casos de uso más avanzados una vez que confíe en el sistema.
2. Ignorar las limitaciones de ATS
Cada ATS tiene sus propios límites de API, modelo de objetos y peculiaridades. Si los ignora, puede alcanzar los límites de velocidad, rellenar los campos equivocados o crear registros parciales.
Dedique tiempo a comprender los objetos admitidos, los campos obligatorios y los flujos de trabajo antes de diseñar la integración. Alinee su lógica de IA de voz con cómo funciona realmente su ATS, no con cómo le gustaría que funcionara.
3. Omitir las pruebas adecuadas
Ir directamente a la producción sin pruebas en el entorno de pruebas expone a los candidatos reales y a los datos en vivo a errores.
Incluso un pequeño error de asignación puede afectar a cientos de perfiles. Pruebe siempre primero con funciones ficticias y candidatos de prueba, luego ejecute un piloto limitado con usuarios reales antes de escalar.
4. Mala gestión del cambio
Si no explica el cambio y no capacita a sus reclutadores, pueden ignorar los resultados de la IA o evitar el sistema.
Informe a los reclutadores y a los responsables de contratación con antelación sobre lo que hará la IA, lo que no hará y cómo deben utilizar los nuevos datos en el ATS. Proporcióneles una ruta de retroalimentación sencilla para que puedan señalar los problemas y ayudarle a perfeccionar la configuración.
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Preguntas frecuentes
1. ¿Cuál es el mejor lugar para empezar con la IA de voz en la contratación?
El punto de partida más eficaz son las tareas repetitivas de gran volumen, como las llamadas de selección de primer nivel, las comprobaciones básicas de elegibilidad y la programación de entrevistas. Estos pasos suelen seguir un guion fijo y producen resultados estructurados, lo que facilita su automatización y medición sin interrumpir todo el proceso de contratación.
2. ¿Cómo se puede integrar la IA de voz sin poner en riesgo la calidad de los datos de ATS?
La calidad de los datos se protege limitando los permisos, asignando cada pregunta a campos específicos de ATS y permitiendo que la IA de voz cambie solo las fases o los campos predefinidos. Todas las acciones de la IA deben registrarse con marcas de tiempo e identificadores para permitir la auditoría, el filtrado y la reversión si es necesario.
3. ¿Qué métricas muestran si la IA de voz está mejorando realmente la eficiencia de la contratación?
Las métricas clave incluyen el tiempo de selección, las tasas de finalización de llamadas, la tasa de contacto con los candidatos, las entrevistas programadas a partir de llamadas gestionadas por la IA y las horas de reclutador ahorradas por semana. La comparación de estos datos antes y después de la implementación muestra si la IA de voz está reduciendo la carga de trabajo manual y acelerando la toma de decisiones.
4. ¿Puede la IA de voz gestionar las conversaciones sobre salarios y las conversaciones delicadas con los candidatos?
La IA de voz no es ideal para conversaciones complejas, delicadas o con carga emocional, como la negociación salarial, los problemas de rendimiento o la retroalimentación detallada. Estas interacciones requieren el juicio humano y la empatía, por lo que es mejor dejarlas en manos de reclutadores experimentados, mientras que la IA de voz se centra en tareas estructuradas y transaccionales.
5. ¿Cómo deben los equipos de contratación desplegar la IA de voz en las funciones y las regiones?
Un despliegue eficaz sigue un enfoque por fases: pruebe en un entorno de pruebas con datos ficticios, ejecute un piloto interno con reclutadores que desempeñen el papel de candidatos y, a continuación, pase a un caso de uso limitado en vivo para una sola función o geografía. La expansión a más funciones o regiones debe producirse solo después de que las métricas, las tasas de error y los comentarios de los reclutadores confirmen que la integración es estable y funcional.
